4.4.5 การควบคุมเอกสาร
องค์กรต้องกำหนด และคงไว้ซึ่งขั้นตอนในการควบคุมเอกสารทุกรายการที่กำหนดไว้ในมาตรฐานฉบับนี้ เพื่อให้แน่ใจว่า
a) เอกสารเหล่านั้นจัดเก็บในที่ที่จัดไว้
b) มีการทบทวนตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขปรับปรุงเมื่อมีความจำเป็น และได้รับการอนุมัติโดยผู้ที่ได้รับมอบหมาย
c) จัดเตรียมเอกสารฉบับล่าสุดไว้ในจุดที่จำเป็นต้องใช้เพื่อให้การปฏิบัติงานตามระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล
d) เอกสารที่เลิกใช้แล้วต้องกำจัดทิ้งทันที่จากทุกจุดที่มีการใช้งาน หรือดำเนินการอย่างอื่นเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการนำไปใช้โดยไม่ตั้งใจ
e) เอกสารที่เลิกใช้แล้วซึ่งเก็บไว้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย และ/หรือเพื่อค้นคว้าต้องระบุให้ชัดเจน เหมาะสม
เอกสารที่จัดทำขึ้นต้องอ่านง่าย ลงวันที่กำกับ(พร้อมวันที่ที่มีการแก้ไข) และสามารถบ่งชี้ได้ง่าย โดยต้องเก็บไว้อย่างมีระเบียบใน
ระยะเวลาที่กำหนด รวมทั้งต้องมีการกำหนด และคงไว้ซึ่งขั้นตอน และหน้าที่ความรับผิดชอบในการจัดทำ และแก้ไขเอกสารประเภทต่างๆ
4.4.6 การควบคุมการดำเนินงาน
องค์กรต้องระบุการดำเนินงาน และกิจกรรมซึ่งเกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่ระบุไว้ในนโยบาย วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย
โดยองค์กรต้องวางแผนกิจกรรม และดำรงรักษาไว้เพื่อให้แน่ใจว่า แผนดังกล่าวได้นำไปปฏิบัติภายใต้ภาวะที่กำหนดโดย
a) กำหนด และคงไว้ซึ่งขั้นตอนในรูปของเอกสาร ซึ่งการไม่มีขั้นตอนดังกล่าวอาจนำไปสู่การไม่ปฏิบัติตามนโยบาย วัตถุประสงค์
และเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม
b) กำหนดหลักเกณฑ์ในการดำเนินงานตามขั้นตอนดังกล่าว
c) กำหนด และคงไว้ซึ่งขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาด้านสอ่งแวดล้อมของสินค้า และบริการที่องค์กรนั้นใช้อยู่ และแจ้ง
ให้ผู้ขายสินค้า และคู่สัญญาทราบถึงขั้นตอน และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

4.4.7 การเตรียมพร้อมเพื่อรับสถานการณ์เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน
องค์กรต้องกำหนด และคงไว้ซึ่งวิธีการระบุความเป็นไปได้และเตรียมรับสถานการณ์เมื่อเกิดอุบัติเหตุ หรือเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้น
รวมถึงการป้องกัน และบรรเทาผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมที่เกี่ยวเนื่องกับสถานการณ์ดังกล่าว

องค์กรต้องทบทวน และแก้ไขวิธีการเตรียมพร้อมเพื่อรับสถานการณ์เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินหากมีความจำเป็นเกิดขึ้น โดยเฉพาะหลังจาก
เกิดอุบัติเหตุ หรือเหตุฉุกเฉินขึ้น

องค์กรต้องทำการทดสอบวิธีการดังกล่าวตามระยะเวลาที่กำหนด

4.5 การตรวจสอบ และปฏิบัติการแก้ไข
4.5.1 การเฝ้าติดตาม และวัดผล
องค์กรต้องกำหนด และคงไว้ซึ่งวิธีการเฝ้าติดตาม และวัดผลการดำเนินงาน และกิจกรรมซึ่งก่อให้เกิดผลกระทบที่สำคัญต่อสิ่งแวดล้อม
ในรูปของเอกสาร ซึ่งรวมถึงการบันทึกข้อมูลเพื่อติดตามผลการดำเนินงาน การควบคุมการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง และการปฏิบัติตาม
วัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์กร

เครื่องมือที่ใช้ในการเฝ้าติดตามต้องมีการสอบเทียบ และเก็บรักษาไว้ โดยเก็บบันทึกกระบวนการดังกล่าวไว้ตามขั้นตอนขององค์กร

องค์กรต้องกำหนด และคงไว้ซึ่งวิธีการประเมินผลการปฏิบัติตามกฎหมาย และข้อบังคับด้านสิ่งแวดล้อมที่เกี่ยวข้องในรูปของเอกสาร

4.5.2 สภาพที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ปฏิบัติการแก้ไข และป้องกัน
องค์กรต้องกำหนด และคงไว้ซึ่งวิธีการในการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ และอำนาจการจัดการ และสืบสวนหาสภาพที่ไม่เป็นไป
ตามข้อกำหนด แล้วลงมือปฏิบัติเพื่อบรรเทาผลกระทบใดๆที่เกิดขึ้น รวมทั้งต้องการริเริ่ม และปฏิบัติการแก้ไข ป้องกันให้สำเร็จลุล่วง

ปฏิบัติการแก้ไขหรือป้องกันใดๆที่ดำเนินการไปเพื่อขจัดสาเกตุที่ก่อให้เกิด หรืออาจก่อให้เกิดสภาพที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ต้องมี
ความเหมาะสมกับสภาพของปัญหา และสอดคล้องกับผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมที่กำลังเผชิญอยู่

องค์กรต้องปฏิบัติ และบันทึกความเปลี่ยนแปลงใดๆก็ตาม ซึ่งเป็นผลจากการปฏิบัติการแก้ไข และป้องกัน ในเอกสารวิธีการดังกล่าว

4.5.3 การบันทึก
องค์กรต้องกำหนด และคงไว้ซึ่งวิธีการบ่งชี้ เก็บรักษา และทำลายบันทึกเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม บันทึกเหล่านี้ต้องรวมถึงประวัติการฝึกอบรม ผลการตรวจติดตาม และการทบทวน

บันทึกเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมต้องอ่านง่าย สามารถชี้บ่งๆได้ และสอบกลับไปยังกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ หรือการบริการที่เกี่ยวข้องได้ ต้องเก็บ
บันทึกดังกล่าวไว้ในลักษณะที่จะนำมาใช้งานได้สะดวก และมีการป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหาย เสื่อมสภาพ หรือสูญหาย โดยกำหนด
และบันทึกระยะเวลาในการเก็บรักษาไว้

บันทึกจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้ในลักษณะที่เหมาะสมกับระบบ และองค์กร เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานฉบับนี้